業務依頼管理¶
配布会社へ送る業務依頼書と、配布会社から届く配布報告書を、受注をまたいで一覧で追う画面です。依頼書の作成・送付・送付取消はポスティングの受注詳細で行うため、その操作もこのページで説明します。
画面では、配布会社を「ポスティング会社」と表示します。
業務依頼書は「受注 × 配布会社」ごとに1件できる¶
1件のポスティングの受注でも、エリアによって配布会社が違えば、依頼書は配布会社の数だけ分かれます。依頼書1件は、次の順に進みます。
flowchart LR
A["作成"] --> B["送付"]
B --> C["承諾"]
B --> D["辞退"]
C --> E["配布報告書の<br>アップロード"]
E --> F["配布報告書の<br>送付"]
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class C,E,F partner
class D stop| 段階 | 行う人 | 行う画面 |
|---|---|---|
| 作成・送付 | オペレーター | ポスティングの受注詳細 |
| 承諾・辞退 | 配布会社 | 配布会社の画面（パートナーポータル） |
| 配布報告書のアップロード・送付 | 配布会社 | 配布会社の画面（パートナーポータル） |
| 進み具合の確認、配布会社に代わっての操作 | オペレーター | 業務依頼管理 |
| 送付取消・受付のリセット | オペレーター | ポスティングの受注詳細 |
依頼書の状態と受注のステータスは別々に進みます。依頼書を送付しても、配布報告書が届いても、受注のステータスは自動では変わりません。
画面の開き方¶
- 業務依頼管理: メニューの「その他 → 業務依頼管理」
- 依頼書の作成・送付: メニューの「受注 → ポスティング」から受注を開き、詳細画面の「業務依頼書・配布報告書」パネル
業務依頼管理の「受注」列の番号をクリックすると、その受注の詳細画面へ移動できます。
業務依頼書を作成する¶
ポスティングの受注詳細で行います。項目の入力方法はポスティングの受注も参照してください。
- 「エリア」パネルで、エリアごとに「ポスティング会社」と「原価」を入力します。
- 「広告主」を入力します。「案件名」と配布期間も依頼書に記載されるので、内容を確認します。
- 「保存」をクリックします。「業務依頼書・配布報告書」パネルに、配布会社ごとの行が表示されます。
- 配布会社の行で「納品日」と「担当者」を選びます。
- もう一度「保存」をクリックします。
- 「業務依頼書」列の作成アイコンをクリックします。作成が終わると、作成日時とダウンロードのアイコンに変わります。
- ダウンロードして、依頼書の内容を確認します。
作成アイコンが押せないときは、アイコンにカーソルを合わせると不足している項目が表示されます。作成には次の4つがそろっている必要があります。
| 必要な項目 | 入力する場所 |
|---|---|
| 広告主 | 受注詳細の基本情報 |
| 全エリアの原価 | 「エリア」パネル。その配布会社が担当するエリアすべて |
| 担当者 | 「業務依頼書・配布報告書」パネル |
| 納品日 | 「業務依頼書・配布報告書」パネル。発注日から配布開始日までの範囲で選ぶ |
「担当者」の選択肢に出るのは、オペレーターで「ポスティング業務依頼書の担当者候補」を有効にした人です。
依頼書を作成したあとで広告主・案件名・配布期間・原価・配布会社・納品日・担当者を変更して保存すると、「業務依頼書を再度作成する必要があります」という確認が表示されます。保存後に、依頼書を作成し直してください。
業務依頼書を送付する¶
- 受注のステータスが「発注」であることを確認します。「発注」以外では送付できません。
- 「業務依頼書・配布報告書」パネルで、対象の配布会社の「送付」列にある送付アイコンをクリックします。
- 「業務依頼書を送付しますか？」の確認で「OK」をクリックします。
送付すると、配布会社に登録されているメールアドレスへ業務依頼のメールが届き、配布会社の画面に依頼書が表示されます。同じメールは社内にも送られます。宛先は通知メールを参照してください。「送付」列には送付日時が表示されます。
送付すると変更できなくなる項目があります
送付済みの依頼がある受注では、広告主・案件名・配布期間を変更できません。送付した配布会社のエリアの「ポスティング会社」「原価」と、その行の「納品日」「担当者」も変更できなくなります。直すには、先に送付を取り消します。
入力を変更したまま保存していないと、パネルの下に「内容が変更されたため操作できません、先に保存してください」と表示され、作成・送付のアイコンが押せません。先に「保存」をクリックしてください。
複数の受注の依頼書をまとめて扱うこともできます。ポスティングの受注一覧で受注を選んで「まとめて操作」を開くと、「業務依頼書」の欄に作成・ダウンロード・送付のアイコンが表示されます。納品日と担当者が未入力の受注は作成されないので、先に詳細画面で入力しておきます。「まとめて操作」の開き方は複数の受注のステータスをまとめて変更するを参照してください。
送付を取り消す・受付をリセットする¶
金額や配布会社を直したいときは、受注をキャンセルせずに、依頼書の送付だけを取り消せます。取り消したあとで内容を修正し、依頼書を作成し直して再送付します。
- 受注詳細の「業務依頼書・配布報告書」パネル右上のメニュー（︙）から「取り消し有効化」をクリックします。
- 「取消を有効にしますか？」の確認で「OK」をクリックします。取消用の赤いアイコンが表示されます。
- 目的に合ったアイコンをクリックし、確認で「OK」をクリックします。
| やりたいこと | クリックする場所 | 条件 | 結果 |
|---|---|---|---|
| 業務依頼書の送付を取り消す | 「送付」列の取消アイコン | 配布会社がまだ承諾も辞退もしていない | 依頼書が未送付に戻る。受注が「手配完了」だった場合は「発注」に戻る |
| 承諾・辞退をなかったことにする | 「受付」列の右の「リセット」 | 配布報告書がまだ送付されていない | 承諾待ちに戻る。アップロード済みの配布報告書は削除される |
| 配布報告書の送付を取り消す | 「配布報告書」列の右の取消アイコン | 配布報告書が送付済み | 配布報告書が未送付に戻る |
承諾済みの依頼書の送付を取り消したい場合は、先に受付をリセットします。配布報告書が送付済みなら、その前に配布報告書の送付を取り消します。
取消の操作は元に戻せません
どの操作も、実行すると取消を知らせるメールが配布会社に届きます。社内の宛先を含む一覧は通知メールを参照してください。受付をリセットすると配布報告書も削除されるため、必要なファイルは先にダウンロードしておいてください。
送付の取消で受注が「発注」に戻っても、店舗へのステータス変更メールは送られません。
一覧で進み具合を確認する¶
メニューの「その他 → 業務依頼管理」を開くと、ステータスが「進行中」の依頼書が、発行日の新しい順に表示されます。
絞り込む¶
| 条件 | 内容 |
|---|---|
| ステータス | 下の表を参照 |
| No | 受注番号 |
| ポスティング会社 | 配布会社。指定すると、未送付の依頼書は表示されなくなる |
| 広告主 | 広告主の名前の一部 |
| 業務依頼書 | 業務依頼書または配布報告書のファイル名の一部 |
| ソート項目・ソート順 | 発行日、納品日、配布開始日、配布終了日、報告期限日のいずれかで並べ替える |
| ステータス | 表示される依頼書 |
|---|---|
| 進行中 | 送付済みで、辞退されておらず、配布報告書がまだ送付されていない |
| すべて | すべての依頼書 |
| 承諾待ち | 送付済みで、配布会社がまだ承諾も辞退もしていない |
| 配布報告書送付待ち | 承諾済みで、配布報告書がまだ送付されていない |
| 完了 | 配布報告書が送付済み |
| 辞退 | 配布会社が辞退した |
| 送付前 | 依頼書をまだ送付していない |
一覧の見方¶
| 列 | 内容 |
|---|---|
| 受注 | ポスティングの受注番号。クリックすると受注詳細へ移動する |
| 発行日 | 依頼書を送付した日 |
| ポスティング会社 | 依頼先の配布会社 |
| テナント、広告主、案件名 | 依頼のもとになった受注の情報 |
| 配布種別、配布予定数、市区町村 | 依頼の内容。市区町村が複数あるときは「○○ 他」と表示され、カーソルを合わせると全部見える |
| 納品日、配布開始日、配布終了日、報告期限日 | 依頼の日程 |
| 業務依頼書 | ダウンロードのアイコンと、ファイルを見分けるための短い文字列 |
| ダウンロード日時 | 配布会社が依頼書をダウンロードした日時。空欄なら、まだ見ていない |
| 受付 | 「承諾」または「辞退」と、その日時。未回答なら「承諾」ボタンが表示される |
| 配布報告書 | アップロードされた配布報告書。ダウンロードできる |
| 送付 | 配布報告書が送付された日時 |
毎日の確認では、「承諾待ち」で回答が止まっている依頼書と、「配布報告書送付待ち」で報告期限日が近い依頼書を見ます。「ダウンロード日時」が空欄のまま日数がたっている依頼書は、配布会社がメールに気づいていない可能性があります。
業務依頼書をまとめてダウンロードする¶
- ダウンロードしたい行をクリックして、チェックを付けます。
- 一覧の「メニュー」から「業務依頼書ダウンロード」をクリックします。
選んだ依頼書が1つのファイルにまとめてダウンロードされます。一度に選べるのは100件までです。
配布会社に代わって操作する¶
承諾・辞退と配布報告書の登録は、本来は配布会社が自分の画面で行います。配布会社が画面を使えない事情があるときは、業務依頼管理からオペレーターが代わりに記録できます。
承諾・辞退を記録する¶
- 対象の行の「受付」列で「承諾」をクリックします。辞退の場合は、その右のメニュー（︙）から「辞退」をクリックします。
- 確認で「OK」をクリックします。
複数の依頼書をまとめて承諾するには、行をクリックしてチェックを付け、一覧の上の「承諾」をクリックします。未送付・承諾済み・辞退済みの依頼書は、チェックしていても対象から外れます。
「受付」列のボタンは、送付済みの依頼書にだけ表示されます。
配布報告書をアップロードして送付する¶
配布報告書は、承諾済みの依頼書にだけ登録できます。
- 対象の行で、「配布報告書」列の右にあるアップロードのアイコンをクリックします。
- 配布報告書のファイルを選び、アップロードします。
- 「送付」列の送付アイコンをクリックし、「配布報告書を送付しますか？」の確認で「OK」をクリックします。
送付するまでは、同じアイコンから配布報告書を再アップロードできます。複数の報告書を送付するには、行にチェックを付けて一覧の上の「送付」をクリックします。
配布報告書が既定のフォーマットの Excel であれば、送付された時点で、受注の「エリア」パネルの完了数と完了日に報告の内容が反映されます。
配布報告書をまとめてアップロードする¶
- 一覧の「メニュー」から「配布報告書アップロード」をクリックします。
- 配布報告書のファイル（.xlsx または .xls）を選びます。一度に選べるのは20件までです。
- 「アップロード」をクリックします。ファイルごとの結果が表示されます。
この方法は、業務依頼書と同じ既定のフォーマットで入力された配布報告書にだけ使えます。どの依頼書の報告かは、ファイルの内容から判断されます。アップロード済みでまだ送付していない配布報告書は、新しいファイルで上書きされます。
困ったときは¶
| 状況 | 確認すること |
|---|---|
| 「業務依頼書・配布報告書」パネルに行が出ない | 「エリア」パネルでポスティング会社を選んで保存したか |
| 作成アイコンが押せない | 広告主、全エリアの原価、担当者、納品日を入力して保存したか |
| 送付アイコンが押せない | 受注のステータスが「発注」か。変更を保存したか |
| 「担当者」に選びたい人が出ない | オペレーターで担当者候補が有効になっているか |
| 作成・送付・取消のどれも操作できない | 受注が「完了申請中」になっていないか。完了申請中は内容を変更できない |
| パネルに表がなく、「業務依頼書」「配布報告書」の状態を選ぶ欄だけがある | 依頼管理バージョンが「1」の古い受注。依頼書の状態を手で選んで記録する。画面右上の「業務依頼書作成」で依頼書をダウンロードする |
関連ページ¶
- 業務依頼書を配布会社に送る: 受注から完了までの流れ
- 配布会社: 依頼メールの送り先になる配布会社の登録
- 仕入管理: 完了した受注の原価の集計