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1日の仕事を確認する

Super Admin の1日は、ホームと運用ワークキューで「今日対応する受注」を見つけるところから始まります。このページでは、朝の確認から日中の対応まで、どの順に何を見ればよいかを説明します。

この業務の目的

受注は媒体ごとに別の画面で管理されていて、すべての一覧を毎日見て回るのは現実的ではありません。運用ワークキューは、対応中の受注を媒体をまたいで1つにまとめ、「次に何をするか」と「期限」を受注ごとに示します。これを起点にすれば、期限を過ぎた受注や、返事を待たせている店舗を見落とさずに済みます。

全体の流れ

flowchart TD
    A["ホームで件数を確認"] --> B["期限超過を確認"]
    B --> C["社内対応が必要な<br>受注を上から対応"]
    C --> D["相手待ちで期限が<br>近い受注を確認"]
    D --> E["コメント通知と<br>GPSアラートを確認"]
    E --> F["日中に<br>もう一度確認"]
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手順

1. ホームで全体の件数を見る

メニューの「ホーム」を開き、「運用ワークキュー」欄の件数を確認します。

見る場所 判断すること
期限超過 1件以上あれば、最初に対応する
社内対応が必要 今日、自分たちが手を動かす受注の量
期限接近 3日以内に期限が来る受注の量
優先対応案件 いちばん急ぐ5件

件数をクリックすると、その条件で絞り込んだ運用ワークキューが開きます。

2. 期限超過の受注から対応する

  1. ホームの「期限超過」をクリックします。
  2. 一覧の「次アクション」と「待機先」を見て、何が止まっているかを確認します。
  3. 行をクリックして受注の詳細画面を開き、対応します。

期限超過の受注は、待機先によって対応が変わります。

待機先 対応
社内 次アクションの内容を、その場で行う
顧客 スレッドで店舗に状況を確認する
配布会社 配布会社に、受諾や報告の状況を確認する
判定不能 詳細画面を開き、日付などの入力漏れがないかを確認する

次アクションが「実施状況を確認して完了処理する」の受注は、配布日や納品日を過ぎたまま完了になっていないものです。実施を確認できたら、完了に進めます。

3. 社内の対応が必要な受注を上から片づける

  1. ホームの「社内対応が必要」をクリックします。運用ワークキューが、待機先「社内」で絞り込まれた状態で開きます。
  2. 並び順が「優先度」の昇順になっていることを確認します。
  3. 上の行から順に、詳細画面を開いて対応します。

次アクションごとの対応先は、次のとおりです。

次アクション 進め方を説明しているページ
受注内容を確認して手配する / 入稿内容を確認する / 実施状況を確認して完了処理する / 完了承認 受注を手配する
業務依頼書を作成する / 業務依頼書を送付する / 業務依頼の辞退・差戻しを確認する 業務依頼書を配布会社に送る
校正を確認・対応する 入稿データを校正する
顧客へ回答する 店舗とやりとりする

対応が済むと、その受注の次アクションが変わります。たとえば業務依頼書を送ると「配布会社の受諾を待つ」になり、待機先が「配布会社」に変わって、社内対応の一覧から外れます。一覧に残っている受注が、まだ手を付けていない仕事です。

担当する媒体が決まっている場合は、「媒体」で絞り込み、「条件を保存」で保存しておくと、次回から「保存条件を復元」で同じ一覧をすぐに開けます。

4. 相手の対応を待っている受注を確認する

待機先が「顧客」や「配布会社」の受注は、ふだんは対応が不要です。ただし期限が近づくと「対応必要」に変わります。相手の対応が遅れていないかを、こちらから確かめるためです。

  1. 運用ワークキューで「条件をクリア」をクリックします。
  2. 「期限状態」で「期限接近」を選びます。
  3. 「待機先」で「顧客」と「配布会社」を選びます。
  4. 該当する受注について、店舗や配布会社に状況を確認します。

5. コメント通知と GPSアラートを確認する

ホームに戻り、残りの2つの欄を確認します。

  • コメント通知: スレッドに投稿された新しいコメントが並びます。受注の名前をクリックして、内容を確認します。返信が必要なスレッドは、運用ワークキューにも「顧客へ回答する」として表示されます。
  • GPSアラート: 配布スタッフの人数が予想より少ないポスティングの案件です。表示されている場合は、配布が期間内に終わるかを配布会社に確認します。

6. 日中にもう一度確認する

運用ワークキューは、画面を開いた時点の状態を表示します。新しい発注、店舗からのコメント、配布会社の回答があると、次アクションや件数が変わります。日中にも画面を開き直して、新しく「社内対応が必要」になった受注がないかを確認してください。

運用ワークキューに表示されない仕事

運用ワークキューが扱うのは、ステータスが「発注」「手配完了」「完了申請中」の、7つの媒体の受注です。次の仕事は表示されないので、別の画面で確認します。

仕事 確認する画面
来店クーポン、版下の受注 メニューの「受注」の、それぞれの媒体の一覧
CSV の取り込みやダウンロードの結果 メニューの「その他 → ジョブ」
仕入の確認 メニューの「その他 → 仕入管理」

「保留」と「決済待ち・未発注」の受注は、承認者や店舗の対応を待っている段階なので、運用ワークキューには表示されません。

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