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仕入を確認する

配布会社へ支払うポスティングの原価を、月ごとに集計して確かめる流れを説明します。使う画面は「その他 → 仕入管理」です。

この業務の目的

ポスティングの受注では、エリアごとに配布会社と原価を入力しています。仕入管理は、その原価を配布会社ごと・月ごとに合計する画面です。

確認の目的は2つあります。配布会社から届く請求の金額が Post0 の記録と合っているかを確かめること、そして月の仕入の総額を把握することです。

全体の流れ

flowchart LR
    A["1 完了漏れを<br>なくす"] --> B["2 月の集計を<br>見る"]
    B --> C["3 明細を<br>ダウンロードする"]
    C --> D["4 請求と<br>照らし合わせる"]
    D --> E["5 差異を<br>調べて直す"]
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仕入管理は記録を集計して見せるだけの画面で、ここでは金額を直せません。金額のもとになる原価と配布会社は、ポスティングの受注詳細で入力します。

先に知っておくこと

仕入管理の数字を読む前に、集計の規則を3つ押さえてください。

規則 影響
受注のステータスが「完了」のものだけが入る 配布が終わっていても、完了にしていない受注は集計に出ない
月は、受注の配布終了日で決まる 完了にした日や、配布報告書が届いた日は関係しない
金額は「原価 × 配布予定数」に消費税10%を加えた額 実際に配った数（完了数）では計算されない

3つ目は特に見落としやすい点です。配布予定数と完了数に差があった受注は、配布会社の請求と Post0 の集計が一致しないことがあります。

手順

1. 完了漏れをなくす

月が替わったら、まず前の月に配布が終わった受注が「完了」になっているかを確かめます。完了になっていない受注は、仕入管理に出てきません。

メニューの「受注 → ポスティング」を開き、「ステータス」で「完了確認中」を選びます。配布期間が終わったのに完了の処理が残っている受注が表示されます。配布報告書が届いているかどうかは、「その他 → 業務依頼管理」でステータスを「配布報告書送付待ち」にすると分かります。

報告がそろっている受注は、完了数と完了日を確認して「完了」にします。流れは業務依頼書を配布会社に送るの手順7を参照してください。

2. 月の集計を見る

  1. メニューの「その他 → 仕入管理」を開きます。
  2. 「期間」で「先月」を選びます。
  3. 配布会社ごとの金額と「合計」を確認します。

月の途中で進み具合を見たいときは「今月」、複数の月をまとめて見たいときは「任意の範囲」を使います。今月分には、今日までに配布が終了して完了になった受注だけが入ります。

3. 明細をダウンロードする

「明細ダウンロード」をクリックすると、受注ごとの明細が Excel でダウンロードされます。配布会社ごとに確認する場合は、先に「ポスティング会社」で絞ってからダウンロードします。

明細には、受注番号、テナント、案件名、配布開始日、配布終了日、ポスティング会社、単価、配布数、原価、税が入っています。配布会社の合計だけを控えたいときは、「ダウンロード」で画面と同じ集計表を取得します。

4. 請求と照らし合わせる

配布会社から届いた請求の明細と、ダウンロードした明細を、受注番号や案件名を手がかりに1件ずつ照らし合わせます。

5. 差異を調べて直す

金額が合わないときは、次の順に原因を探します。

状況 考えられる原因 確認する場所
請求にある受注が、明細にない 受注が「完了」になっていない 受注 → ポスティング
請求にある受注が、別の月に入っている 配布終了日が別の月になっている 受注詳細の配布期間
1件の金額が違う 原価の入力が違う。または配布予定数と実際の配布数に差がある 受注詳細の「エリア」パネル
金額が0円になっている 原価が入力されていないエリアがある 受注詳細の「エリア」パネル
配布会社が違う エリアの配布会社の指定が違う 受注詳細の「エリア」パネル

受注を修正した場合は、仕入管理を開き直して金額が変わったことを確認します。

完了申請中の受注は内容を変更できません

原価や配布会社を直したい受注が「完了申請中」のときは、先に申請を取り下げてから修正します。業務依頼書が送付済みのエリアは、原価と配布会社を変更できません。この場合の進め方は業務依頼管理の「送付を取り消す・受付をリセットする」を参照してください。

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