受注を手配する¶
店舗から発注された受注を確認し、校正と手配を経て「完了」にするまでの、Super Admin の一連の仕事を説明します。媒体によって手順が違う部分は、表で整理しています。
初めての人は「全体の流れ」から「完了にする」までを通して読んでください。「媒体による違い」以降は、必要になったときに開けば足ります。
Super Admin が担当する範囲¶
店舗が発注した内容は、承認と支払いの確認が済むと、ステータスが「発注」になります。ここから先が Super Admin の仕事です。
- 発注の内容と入稿データを確認する
- 印刷会社や配布会社へ作業を手配する
- 作業が終わったことを確認し、受注を完了にする
Post0 に記録されるのは、手配や報告の状況です。印刷や配布そのものは、担当の会社が行います。画面のステータスを進めても、実際の作業が終わったことにはなりません。ステータスは、実際の作業の状況を確認してから進めてください。
全体の流れ¶
flowchart TD
A["店舗が発注"] --> B{"承認・決済は<br>済んでいるか"}
B -->|まだ| W["保留<br>決済待ち・未発注"]
W -->|済んだ| C
B -->|済み| C["発注"]
C --> D["内容の確認<br>入稿データの校正"]
D --> E["印刷・配布を手配"]
E --> F["手配完了"]
F --> G["担当の会社が<br>印刷・配布"]
G --> H{"完了承認の<br>権限があるか"}
H -->|ある| J["完了"]
H -->|ない| I["完了申請中"]
I -->|権限を持つ人が承認| J
classDef default fill:#F4F6FB,stroke:#182848,stroke-width:1.5px,rx:6px,ry:6px
classDef shop fill:#FFF3DC,stroke:#C77700
classDef admin fill:#E1EEFF,stroke:#1F6FD0
classDef ops fill:#ECE6FA,stroke:#6B46C1
classDef partner fill:#E2F5EA,stroke:#1E8E5A
classDef wait fill:#FFFFFF,stroke:#8A93A6,stroke-dasharray:4 3
classDef key fill:#CFDAF3,stroke:#182848,stroke-width:3px
classDef stop fill:#FDEBEC,stroke:#C53030
class A shop
class W,I wait
class D,E ops
class G partner
class J key店舗Admin運用担当者配布会社など
受注は、まとめて発注された単位（「受注 → 一覧」）と、媒体ごとの単位（「受注 → ポスティング」など）の2段階で管理されています。手配の仕事は、媒体ごとの受注で進めます。2段階の関係は受注の見方、ステータスの意味はステータスで確認できます。
「手配完了」があるのは、ポスティング・新聞折込・DM・オンライン広告です。印刷・デザイン・クリーニングタグには「手配完了」がなく、「発注」から直接「完了」へ進めます。
1. 対応が必要な受注を見つける¶
対応が必要な受注は、2通りの方法で探せます。
| 探し方 | 向いている場面 |
|---|---|
| メニューの「運用ワークキュー」 | 媒体をまたいで、いま対応が必要な受注を順に片付ける |
| メニューの「受注 → 媒体名」 | 特定の媒体の受注を、ステータスや店舗で絞り込んで確認する |
運用ワークキューには、受注ごとに「次アクション」「待機先」「期限状態」が表示されます。次に誰が何をする番なのかが分かるので、毎日の確認はここから始めると漏れが減ります。使い方は運用ワークキューを参照してください。
媒体別の一覧では、ステータスが「発注」の受注が、これから手配する対象です。
2. 発注の内容を確認する¶
一覧の行をクリックして、媒体別の受注の詳細画面を開きます。手配の前に、次の点を確認します。
| 確認すること | 見る場所 |
|---|---|
| 正式な発注になっているか | 「ステータス」が「発注」になっている |
| 日付と数量 | 配布期間、納品日、部数など（媒体によって項目が違う） |
| 入稿の締め切り | 「入稿期限日」 |
| 入稿データがそろっているか | 「入稿データ・版下」 |
| 店舗からの連絡 | 「メモ」と「コメント」 |
ステータスが「保留」または「決済待ち・未発注」の受注は、まだ正式な発注になっていません。「保留」は承認や確認を、「決済待ち・未発注」はクレジットカードの決済を待っている状態です。この間は制作や手配を始めません。
発注全体の金額や支払方法を確認したいときは、詳細画面の「受注番号」のリンクから、まとめて発注された単位の詳細画面を開きます。
内容に不明な点があれば、スレッドで店舗に確認します。やりとりの方法は店舗とやりとりするにまとめています。
3. 入稿データを校正する¶
印刷物がある受注では、入稿データを校正します。進め方は、ファイルを誰が作るかによって2通りあります。
- 店舗が入稿する受注: 店舗がアップロードした入稿データを確認します。問題があれば指摘を付けて店舗に修正を依頼し、問題がなくなったら入稿データを承認します。
- Post0 がデザインを制作する受注（デザイン有り）: デザイン担当が制作したファイルをアップロードし、店舗が確認して指摘を付けます。デザイン担当は修正版をアップロードして、対応した指摘を解決済みにします。指摘がなくなったら、店舗が入稿データを承認します。
入稿データのステータスは、受注のステータスとは別に進みます。受注が「発注」になっていても、入稿データが「校正中」のままのことがあります。印刷や配布の手配は、入稿データが「承認済み」になってから行います。
校正の進め方は入稿データを校正する、校正の一覧画面は校正を参照してください。
ここでいう「承認」は、入稿データをこの内容で確定するという意味です。発注してよいかを判断する承認（ワークフロー）とは別のものです。
4. 手配する¶
内容と入稿データに問題がなければ、印刷や配布を手配します。手配の方法は媒体によって違います。
- ポスティング: 受注の詳細画面で業務依頼書を作成し、配布会社へ送付します。配布会社は専用の画面で依頼を受け付け、配布後に報告書を提出します。手順は業務依頼書を配布会社に送るで説明しています。
- 新聞折込: 受注の詳細画面の「業務依頼書作成」で業務依頼書（Excel）をダウンロードし、新聞折込の業者へメールで送ります。Post0 から送付する機能はありません。手順は新聞折込の受注で説明しています。複数の受注の業務依頼書をまとめて作るときは、「その他 → 管理ツール」の「業務依頼書作成（新聞折込）」を使います（管理ツール）。
- DM: 発送の手配は、別のシステム「DM配送管理」で行います。DM の受注は、店舗が発注した時点で DM配送管理に自動で登録されます。受注の詳細画面の「DM配送管理受注ID」のリンクから、DM配送管理の画面を開けます（DMの受注）。
- クリーニングタグ: 正式な発注の前に必要な「配布会社確認」は、クリーニングタグ広告を扱う farout テナントの管理者が、Admin 画面で行います。Super Admin 画面でも操作はできますが、運用上は基本的に行いません（クリーニングタグの受注）。
- 印刷・デザイン・オンライン広告: 印刷会社や制作の担当者などへの依頼は、社内の運用ルールに沿って行います。Post0 の画面で行う操作は、媒体ごとの操作ガイドを参照してください。「次に読むページ」に一覧があります。
社内の運用ルールが分からない場合は、運用管理者に確認してください。
手配が済んだら、ポスティング・新聞折込・DM・オンライン広告では、受注のステータスを「手配完了」に進めます。
- 媒体別の受注の詳細画面を開きます。
- 「ステータス」で「手配完了」を選びます。
- 「保存」をクリックします。
「ステータス」の選択肢には、いまの状態から進められるステータスだけが表示されます。選択肢に出てこないステータスには変更できません。
複数の受注をまとめて進めたい場合は、媒体別の一覧で対象の行を選び、「まとめて操作」からステータスを変更できます。
手配完了のあとの表示¶
ポスティング・新聞折込・オンライン広告で「手配完了」にした受注は、配布や配信の日付に応じて、一覧と詳細の表示が自動で変わります。ステータスを操作する必要はありません。DM は日付による切り替えがなく、「手配完了」のまま表示されます。
| 時期 | 表示 |
|---|---|
| 配布・配信の開始前 | 手配完了 |
| 配布・配信の期間中 | 配布中 |
| 配布・配信の期間が過ぎたあと | 完了確認中 |
「完了確認中」は、予定の期間が過ぎたので、作業が終わったかを確認する番だという意味です。完了申請とは関係ありません。
5. 作業が終わったことを確認する¶
担当の会社の作業が終わったら、その結果を確認します。確認の方法は媒体によって違います。
- ポスティングでは、配布会社から提出された配布報告書を確認します。受注の詳細画面の「業務依頼書・配布報告書」と、「その他 → 業務依頼管理」で確認できます（業務依頼管理）。
- 印刷では、出荷の情報を受注に登録します。印刷の一覧から出荷CSVを取り込むと、出荷の情報の登録とあわせてステータスも進みます。
- DM では、DM配送管理の画面の表示で、発送の状況を確認します。
- そのほかの媒体では、社内の運用ルールに沿って作業の完了を確認します。分からない場合は、運用管理者に確認してください。
依頼書を受け付けてもらった時点や、予定の期間が過ぎた時点では、まだ作業の完了を確認できていません。報告の内容を見てから、次の「完了にする」に進んでください。
6. 完了にする¶
作業の完了を確認できたら、受注を「完了」にします。ここで、操作する人が完了承認の権限を持っているかどうかによって、手順が分かれます。
完了承認の権限は、Super Admin であれば誰でも持っているものではありません。ユーザーごとに付与する権限です。権限がなければ、自分では「完了」にできず、権限を持つ人に承認を求めることになります。
完了承認の権限がある場合¶
- 媒体別の受注の詳細画面を開きます。
- 「ステータス」で「完了」を選びます。
- 「保存」をクリックします。
完了承認の権限がない場合¶
「ステータス」の選択肢に「完了」は表示されません。代わりに「完了申請中」を選びます。
- 媒体別の受注の詳細画面を開きます。
- 「ステータス」で「完了申請中」を選びます。
- 「保存」をクリックします。
- 完了承認の権限を持つ人に、承認を依頼します。
完了申請中の受注は、運用ワークキューにも対応が必要な受注として表示されます。
完了申請を承認する、取り下げる¶
完了申請中の受注を開くと、「ステータス」の選択肢が次のように変わります。
| 選択肢 | 起きること | 選べる人 |
|---|---|---|
| 承認して完了 | 受注が「完了」になる | 完了承認の権限を持つ人 |
| 申請を取り下げる（発注に戻す） 申請を取り下げる（手配完了に戻す） |
申請する前のステータスに戻る | 受注のステータスを変更できる人 |
どちらかを選んで「保存」をクリックすると、操作の内容を確認する画面が表示されます。内容を確かめてから実行します。取り下げは、申請した本人でなくてもできます。
完了申請中の受注は、内容を変更できません
完了申請中は、メモ・日付・数量・担当者・入稿データなどを変更できません。キャンセルもできません。直したい点が見つかったら、先に申請を取り下げて元のステータスに戻し、それから変更してください。閲覧、ダウンロード、コメントは申請中でもできます。
権限の付与と、完了にする前に知っておくこと¶
完了承認の権限は、システム管理の権限を持つ人が「システム管理 → ユーザー権限」で付与します（ユーザー権限）。付与された人は、いったんログアウトしてログインし直すと、権限が使えるようになります。「完了」にできないときは、システム管理の権限を持つ人に、権限の付与を依頼してください。
「完了」にした受注は、画面からステータスを戻せません。完了申請中も、取り下げるまではまだ完了していない扱いです。
まとめて発注された単位（「受注 → 一覧」）が「完了」と表示されるのは、含まれる媒体別の受注がすべて完了またはキャンセルになったときです。クレジットカード払いの発注では、このタイミングで売上の確定が自動で受け付けられます。
媒体による違い¶
| 媒体 | 「手配完了」 | 手配から完了までの表示 | 特有の作業 |
|---|---|---|---|
| ポスティング | ある | 発注 → 手配完了 → 配布中 → 完了確認中 | 業務依頼書を配布会社へ送付し、配布報告書を確認する |
| 新聞折込 | ある | 発注 → 手配完了 → 配布中 → 完了確認中 | 業務依頼書を作成し、新聞折込の業者へメールで送る |
| DM | ある | 発注 → 手配完了（日付による切り替えはない） | DM配送管理で発送を手配し、状況を確認する |
| オンライン広告 | ある | 発注 → 手配完了 → 配布中 → 完了確認中 | 予算と配信の期間を確認する |
| 印刷 | ない | 完了またはキャンセルになるまで「発注」。一覧の絞り込みでは、この状態を「入稿待ち」と呼ぶ | 出荷CSVを取り込む |
| デザイン | ない | 完了またはキャンセルになるまで「入稿待ち」 | デザイン担当を決め、校正を進める |
| クリーニングタグ | ない | 完了またはキャンセルになるまで「発注」 | 配布会社確認は farout テナントの管理者が行う。配布先のクリーニング店を確認する |
| 版下 | ない | 申請 → 承認（または差戻し） | 版下を確認して承認する。完了申請は使わない |
| 来店クーポン | － | ほかの媒体と流れが違う | クーポンの作成と発注の履歴を別々に確認する |
「保留」「決済待ち・未発注」「完了申請中」「完了」「キャンセル」は、どの媒体でもそのまま表示されます（版下と来店クーポンを除く）。
印刷で出荷CSVを取り込むと、ステータスが「発注」の受注は、取り込んだ人に完了承認の権限があれば「完了」に、なければ「完了申請中」に進みます。
キャンセルと復元¶
媒体別の受注をキャンセルする¶
媒体別の受注の詳細画面で、「ステータス」から「キャンセル」を選んで保存します。Super Admin がキャンセルできるのは、次のステータスの受注です。
| 媒体 | キャンセルできるステータス |
|---|---|
| ポスティング、新聞折込、DM、オンライン広告 | 保留、決済待ち・未発注、発注、手配完了 |
| 印刷、デザイン、クリーニングタグ | 保留、決済待ち・未発注、発注 |
「完了申請中」の受注は、先に申請を取り下げてからキャンセルします。「完了」の受注はキャンセルできません。
媒体の1件をキャンセルしても、同じ発注に含まれるほかの媒体はそのまま残ります。すべての媒体をキャンセルすると、発注全体もキャンセルになります。発注全体をまとめてキャンセルする場合は、「受注 → 一覧」の詳細画面で行います（受注一覧）。
キャンセルの前に、すでに手配した相手がいないかを確認してください。Post0 でキャンセルしても、印刷会社や配布会社で進んでいる作業は止まりません。ポスティングで業務依頼書を送付済みの場合は、配布会社への連絡が別に必要です。
キャンセルした受注を復元する¶
誤ってキャンセルした受注は、Super Admin だけが復元できます。
- キャンセルになった媒体別の受注の詳細画面を開きます。
- 「ステータス」で、表示されている戻し先のステータスを選びます。
- 「保存」をクリックします。
戻し先は1つだけ表示されます。発注全体の承認と支払いの状況に応じて、「保留」「決済待ち・未発注」「発注」のいずれかになります。キャンセルする前のステータスに戻るとは限りません。たとえば「手配完了」でキャンセルした受注は、「発注」に戻ります。
復元されるのは、操作した媒体の受注だけです。同じ発注でキャンセルになっているほかの媒体は、キャンセルのまま残ります。必要なら、それぞれ復元します。発注全体がキャンセルになっていた場合は、発注全体も承認と支払いの状況に応じたステータスに戻ります。
次に読むページ¶
毎日の確認の進め方は運用ワークキュー、ポスティングの手配は業務依頼書を配布会社に送るに進んでください。
媒体ごとの画面の項目と操作は、次のページにまとめています。