業務依頼書を配布会社に送る¶
ポスティングの受注が入ってから、配布会社に依頼を出し、配布の報告を受けて受注を完了にするまでの流れを説明します。画面ごとの細かい操作は、各ステップからリンクしている操作ガイドを参照してください。
この業務の目的¶
Post0 は受注を記録しますが、チラシを実際に配るのは配布会社です。どのエリアに、何部を、いつ配ってほしいかを配布会社へ伝える文書が業務依頼書で、配った結果を返してもらう文書が配布報告書です。
オペレーターの仕事は、受注の内容から正しい依頼書を作って送り、承諾と報告が返ってくるまで追いかけ、最後に受注を完了にすることです。画面では、配布会社を「ポスティング会社」と表示します。
全体の流れ¶
flowchart TD
A["1 受注を確認する<br>（オペレーター）"] --> B["2 配布会社と原価を決める<br>（オペレーター）"]
B --> C["3 業務依頼書を作成・送付する<br>（オペレーター）"]
C --> D["4 依頼書を確認して承諾する<br>（配布会社）"]
D --> E["5 配布する<br>（配布会社）"]
E --> F["6 配布報告書を送付する<br>（配布会社）"]
F --> G["7 報告を確認して受注を完了にする<br>（オペレーター）"]
D -. 辞退 .-> B
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class A,B,C,G ops
class D,E,F partner店舗Admin運用担当者配布会社など
3つのものが別々に進む点に注意してください。
| 進むもの | 表している内容 | 確認する画面 |
|---|---|---|
| 受注のステータス | 受注全体がどこまで進んだか | 受注 → ポスティング |
| 業務依頼書の状態 | 配布会社ごとの依頼が、送付・承諾・報告のどこにあるか | その他 → 業務依頼管理 |
| 実際の配布 | 現地での作業 | 画面には出ない。配布報告書で知る |
依頼書を送っただけ、承諾されただけでは、受注は完了になりません。
手順¶
1. 受注を確認する¶
メニューの「受注 → ポスティング」で、対象の受注を開きます。次の点を確認します。
- ステータスが「発注」になっている。「保留」や「決済待ち・未発注」の間は、まだ正式な発注ではないため、依頼書を送付できません。
- 配布期間、部数、エリアに不明な点がない。
- 入稿データの校正がどこまで進んでいるか。
ステータスの意味はステータス、画面の見方はポスティングの受注を参照してください。
2. 配布会社と原価を決める¶
受注詳細の「エリア」パネルで、エリアごとに配布会社（ポスティング会社）と原価を入力して保存します。エリアによって配布会社が違う場合、依頼書は配布会社ごとに分かれます。
あわせて「広告主」を入力します。広告主、案件名、配布期間は依頼書に記載されます。
配布会社が選択肢に出てこない場合は、配布会社の登録を確認します。依頼のメールは、ここに登録されたメールアドレスへ届きます。
3. 業務依頼書を作成・送付する¶
受注詳細の「業務依頼書・配布報告書」パネルに、配布会社ごとの行ができています。
- 行ごとに「納品日」と「担当者」を選んで保存します。
- 業務依頼書を作成し、ダウンロードして内容を確認します。
- 業務依頼書を送付します。
送付すると、配布会社へ業務依頼のメールが届きます。担当者に選んだオペレーターも同じメールの宛先になるので、配布会社からの問い合わせの窓口になる人を選んでください。宛先の一覧は通知メールを参照してください。
詳しい操作と、作成・送付できないときの確認点は業務依頼管理にあります。
送付後は内容を直せなくなります
送付すると、広告主・案件名・配布期間・原価・配布会社・納品日・担当者を変更できなくなります。送付の前に、ダウンロードした依頼書を必ず確認してください。送付後に誤りに気づいたら、配布会社が回答する前であれば送付を取り消して作り直せます。
配布会社の手配が済んだら、受注のステータスを「手配完了」に変更します。依頼書の送付や承諾では、受注のステータスは自動で変わりません。
4. 配布会社が承諾する（相手の画面で起きること）¶
配布会社は、メールのリンクから自社専用の画面（パートナーポータル）を開きます。そこには、自社あてに送付された依頼書だけが一覧で表示されます。ほかの配布会社への依頼や、送付前の依頼書は見えません。
配布会社の画面に表示される項目は、業務依頼管理の一覧とほぼ同じです。受注番号、発行日、テナント、広告主、案件名、配布種別、配布予定数、市区町村、納品日、配布開始日、配布終了日、報告期限日が並びます。
配布会社は次の順に操作します。
- まだ開いていない依頼には、受注番号の横に赤字で「New」と表示されます。
- 業務依頼書をダウンロードして、内容を確認します。
- 「承諾」をクリックします。受けられない場合は、メニューから「辞退」を選びます。
依頼書をダウンロードするまでは、承諾も辞退もできません。このためオペレーターは、業務依頼管理の「ダウンロード日時」を見れば、配布会社が依頼書を開いたかどうかが分かります。
オペレーター側では、メニューの「その他 → 業務依頼管理」でステータスを「承諾待ち」にすると、回答がまだの依頼書だけを確認できます。
辞退された場合は、その依頼書はそこで終わりです。ステータス「辞退」で一覧に残ります。別の配布会社へ依頼し直すには、受注詳細に戻ってエリアの配布会社を選び直し、手順2からやり直します。
5. 配布会社が配布する¶
配布期間になると、配布会社が現地で配布します。この間、Post0 の画面で行う操作はありません。
配布の状況について問い合わせを受けたときは、コールセンターで配布スタッフの位置の記録を確認できます。
6. 配布会社が配布報告書を送付する¶
配布が終わると、配布会社はパートナーポータルで配布報告書をアップロードし、「送付」します。アップロードしただけでは、報告は完了しません。送付すると、配布報告を知らせるメールが社内に送られます。宛先は通知メールを参照してください。
業務依頼管理でステータスを「配布報告書送付待ち」にすると、承諾済みで報告がまだ届いていない依頼書を確認できます。「報告期限日」を過ぎているものは、配布会社へ連絡します。
配布会社が画面を使えない事情があるときは、メールなどで受け取った報告書を、オペレーターが業務依頼管理から代わりにアップロード・送付できます。
7. 報告を確認して受注を完了にする¶
- 業務依頼管理で、配布報告書をダウンロードして内容を確認します。
- 「受注」列の番号をクリックして、受注詳細を開きます。
- 「エリア」パネルで、エリアごとの「完了数」と「完了日」を確認します。配布報告書が既定のフォーマットの Excel であれば、送付の時点で報告の内容が自動で入っています。入っていない場合は入力します。
- 配布会社が複数ある受注では、すべての配布会社の報告がそろっていることを確認します。
- 受注のステータスを「完了」に変更して保存します。
完了承認の権限がない人は「完了」にできません。「完了申請中」に進めて、権限を持つ人の承認を待ちます。完了申請中の受注は内容を変更できないので、完了数や完了日は申請の前に入れておきます。
受注を「完了」にすると、その受注の原価が仕入管理の集計に入ります。